1 Zweck der Qualitätssicherungsrichtlinie

Die Stellung und Bedeutung der Franz Barta GmbH auf dem Weltmarkt wird durch die Qualität und Nachhaltigkeit unserer Produkte, unsere Zuverlässigkeit und die Fähigkeit, konkurrenzfähig zu sein, entscheidend mitbestimmt. Maßgeblichen Einfluss auf die Qualität unserer Produkte haben die Qualität der Lieferungen und Leistungen sowie die Performance unserer Lieferanten. Daher stellen wir die nachfolgend beschriebenen Anforderungen an das Managementsystem und die Prozesse unserer Vertragspartner. Die vorliegende Richtlinie trägt dazu bei, Qualitätsprobleme zu vermeiden, reibungslose Abläufe zwischen der Franz Barta GmbH und ihren Lieferanten zu gewährleisten, Kosten zu reduzieren, Umweltverträglichkeit und Nachhaltigkeit der Produkte und Prozesse zu sichern, Risiken zu minimieren, Kunden- und Marktanforderungen gerecht zu werden sowie während der gesamten Lieferkette rechtskonform zu handeln.

2 Anwendungsbereich

Die Anerkennung und Einhaltung dieser Leitlinie durch die Lieferanten ist eine Voraussetzung für die Zusammenarbeit mit der Franz Barta GmbH. Sie wird im Bedarfsfall von einer Qualitätssicherungsvereinbarung ergänzt und ist Bestandteil der Allgemeinen Einkaufsbedingungen der Franz Barta GmbH(nachfolgend FBG). Wir erwarten von unseren Partnern die Erbringung einwandfreier Lieferungen und Leistungen entsprechend den vertraglich vereinbarten und festgelegten Bedingungen, unabhängig davon, ob diese von ihnen direkt oder durch Unterlieferanten erfolgen. Dies bedeutet eine 100%ige Einhaltung der Lieferverpflichtungen im Hinblick auf Qualität, Liefertreue und Liefermenge als Grundanforderung.

3 Integriertes Qualitätsmanagementsystem

Um langfristig, gleichbleibend und nachhaltig die Erfüllung der hohen Qualitätsanforderungen unserer Kunden sicherstellen zu können, fordern wir von unseren Lieferanten die Einführung, Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung eines zeitgemäßen, wirksamen Qualitätsmanagementsystems. Mindestanforderung ist eine Zertifizierung nach ISO 9001. Für Schlüssellieferanten erwarten wir die Bereitschaft zur Teilnahme und aktiven Mitarbeit an der FBG Lieferantenentwicklung mit dem Ziel der IATF 16949 Zertifizierung. Des Weiteren ist eine Umwelt-Zertifizierung (nach ISO 14001) anzustreben.

Zu den Aufgaben der Lieferanten gehören:

  • Einsatz qualifizierter Mitarbeiter und deren Weiterbildung
  • Intensive Mitarbeit während des Entwicklungsprozesses
  • Auswahl qualitätsfähiger und zuverlässiger Unterlieferanten
  • Einsatz anforderungsgerechter Rohstoffe, Produkte und Dienstleistungen
  • Fertigung nach gültigen technischen Dokumenten
  • Dokumentation und Auswertung von Qualitätsdaten
  • Sicherstellung der Rückverfolgbarkeit der Produkte
  • Termingerechte und fehlerfreie Lieferung der Produkte und Dienstleistungen (Null-Fehler)
  • Sparsamer Umgang mit Ressourcen und Vermeidung von Umweltbelastungen bei der Herstellung und im Gebrauch

Die Franz Barta GmbH erwartet von ihren Lieferanten weiterhin, ihr Qualitätsmanagement-System stetig weiter zu entwickeln. Schwerpunkte dabei sind:

  • Wirksamkeit des QM-Systems
  • Kontinuierliche Verbesserung der Prozesse und Abläufe
  • Förderung der vorbeugenden Fehlervermeidung (Ziel: Null-Fehler-Auslieferung)
  • Verstärken der Zuverlässigkeit und Prozessfähigkeit in der Wertschöpfungskette
  • Sicherstellung der Einhaltung relevanter gesetzlicher und behördlicher Anforderungen und Verordnungen

Die Lieferanten erbringen den Nachweis der Funktionsfähigkeit ihres Managementsystems durch regelmäßige interne Überprüfungen in Form von 1st Party Audits. Darüber hinaus ermöglichen sie der FBG, im Zuge der Lieferantenentwicklung durch 2nd Party Audits die Wirksamkeit des Managementsystems zu überprüfen und dessen Weiterentwicklung zu unterstützen.

Die Audits werden durch dafür qualifizierte Mitarbeiter nach vorheriger Vereinbarung durchgeführt. Die Lieferanten stellen sicher, dass auch ihre Lieferanten ein funktionierendes Managementsystem unterhalten. Eine durchgängige Qualitätssicherung entlang des Produktentstehungsprozesses im Gebrauch und am Ende des Lebenszyklus muss durch die Lieferanten gewährleistet sein. Sie sind verpflichtet, diese von ihren Lieferanten einzufordern.

Die Lieferanten überzeugen sich durch Bemusterungen, Serienfreigaben und Eingangsprüfungen davon, dass die von ihren Unterlieferanten bezogenen Rohstoffe, Produkte und Dienstleistungen die vereinbarten Anforderungen erfüllen.

4 Qualitätsziele und kundenspezifische Anforderungen

Die spezifischen Qualitätsanforderungen ergeben sich aus den der Bestellung zugrunde liegenden Unterlagen wie Rahmenverträgen, Spezifikationen, Normen und sonstigen mit der Bestellung verbundenen technischen Dokumente wie Zertifikaten, Zeichnungen, Mustern und Proben. Der Lieferant hat die jeweils aktuellen, ihm zur Verfügung gestellten Qualitätsanforderungen zu beachten und die Einhaltung entlang seiner gesamten Lieferkette zu gewährleisten. Chemierohstoffe und Trägermaterial unterliegen im Vorfeld einem Entwicklungs- und internen Freigabeprozess, im Zuge dessen beiderseitige Spezifikationen und ggf. Grenzmuster mit dem Lieferanten vereinbart werden. Diese sind bindend und Bestandteil jedes Auftrags. Allgemeingültige Dokumente, Normen, Vorschriften und Gesetze sind vom Lieferanten einzuhalten und selbst zu beschaffen und zu aktualisieren. Der Lieferant beschäftigt Personal, das auf Basis einer angemessenen Ausbildung, Schulung und/oder Erfahrung entsprechend den Forderungen qualifiziert ist. Zweckentsprechende Aufzeichnungen zur Ermittlung des Schulungsbedarfs und Fortbildung der Mitarbeiter, die mit qualitätswirksamen Tätigkeiten betraut sind, werden als Systemelemente beim Lieferanten vorausgesetzt. Die Fertigung muss auf Maschinen und Einrichtungen erfolgen, deren Fähigkeiten nachgewiesen sind. Zur laufenden Überwachung, Regelung und Beurteilung der Fertigungsprozesse müssen geeignete Verfahren eingesetzt werden mit dem Ziel der ständigen Verbesserung. Die Lieferanten haben die Qualität ihrer Produkte mit geeigneten Prüfmitteln sicherzustellen. Ein Abnahmeprüfzeugnis 3.1 nach EN 10204 ist FBG bei jeder Lieferung auszustellen. Die Rückverfolgbarkeit der Produkte ist zu gewährleisten und FBG auf Anforderung nachzuweisen. Bei Chemierohstoffen sind Herstelldatum, Chargennummer und Ablaufdatum auf jedem Gebinde anzubringen. Um qualitative Beeinträchtigungen, Beschädigungen oder Verlust zu vermeiden werden vom Lieferanten, ggf. in Abstimmung mit FBG, Verfahren und Maßnahmen zu ordnungsgemäßer Handhabung, Lagerung, Verpackung, Versand und Transport festgelegt. Wichtig für die ständige Verbesserung von Produkt- und Prozessqualität ist die Durchführung von Qualitätsanalysen. Im Sinne einer modernen Qualitätssicherung ist die Datenaufzeichnung und das Führen von Statistiken sowie die Ermittlung von Prozessfähigkeiten unabdingbar. Im Falle von Abweichungen - insbesondere bei Kundenreklamationen - sind unverzüglich Ursachenanalysen durchzuführen und nachhaltige Abstellmaßnahmen zu definieren und umzusetzen.

5 Prüfpläne und Prüfmittel

Der Lieferant erstellt für alle erforderlichen Prüfungen, insbesondere jedoch für alle Eingangs-, Zwischen-, End- und Sonderprüfungen, Prüfpläne und Prüfanweisungen. Diese müssen insbesondere folgende Kriterien enthalten: - Prüfmerkmale, Stichprobenumfang, Prüfhäufigkeit, Prüfverfahren, Prüfmittel, Reaktionspläne im Falle von Abweichungen und Art der Dokumentation (Lenkungsmethode) Die Prüfpläne müssen so ausgelegt sein, dass alle aus der Risikoanalyse (FMEA) identifizierten möglichen Fehler entdeckt werden können. Der Lieferant stellt durch einen laufenden Änderungsdienst sicher, dass nur die aktuellen Prüfpläne und Prüfanweisungen zur Anwendung kommen. Der Lieferant garantiert, dass alle erforderlichen Prüfmittel zur Prüfung der für den Empfänger zu fertigenden Produkte jederzeit verfügbar sind. Diese Prüfmittel werden einer laufenden Überwachung, Kalibrierung und Instandhaltung gemäß den Forderungen des vom Lieferanten nachgewiesenen QM-Systems unterzogen. Die Aufbewahrungsfrist für Qualitätsaufzeichnungen beträgt 15 Jahre (VDA Band 1 3. Auflage 2008 ) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit der Erstellung des Dokumentes (siehe Abbildung 1).

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Begründung für die Aufbewahrungsfrist von 15 Jahren:

  • Die mittlere Fahrzeuglebensdauer hat sich in den letzten Jahren verlängert. Es muss angenommen werden, dass erst nach 15 Jahren die Mehrzahl der Fahrzeuge aus dem Verkehr gezogen ist.
  • Aus dem Produkthaftungsgesetz folgt eine Archivierungsdauer von mindestens 10 Jahren. Hinzurechnen sind 3 Jahre für die Einspruchsfrist des Klägers nach Eintritt des Schadens.

6 Eingangskontrolle bei FBG

Bei Wareneingang bei FBG wird die Lieferung auf Identität und Quantität sowie äußerlich deutlich erkennbare Mängel und Transportschäden überprüft. Diesbezügliche Abweichungen werden dem Lieferanten unverzüglich angezeigt. Qualitätsmängel der Lieferung werden, sobald sie nach ordnungsgemäßem Geschäftsablauf der FBG festgestellt werden, dem Lieferanten innerhalb einer angemessenen Frist von mindestens fünf Arbeitstagen nach Feststellung angezeigt.

7 Fehlermanagement

Nach Feststellung fehlerhafter Produkte wird der Lieferant umgehend informiert und es erfolgt eine Abstimmung über den weiteren Umgang mit der mangelhaften Lieferung (Rücksendung, Ersatzlieferung, Nacharbeit, Kostenregelung). Der Lieferant ist verpflichtet, Fehler kurzfristig abzustellen und die Wirksamkeit der Abstellmaßnahmen nachzuweisen. Die Anwendung der 8D-Methodik ist verpflichtend. Sofortmaßnahmen haben innerhalb von 24 Stunden zu erfolgen. FBG ist unverzüglich über Fehlerursachen und Sofortmaßnahmen zu informieren. Treten Versorgungsengpässe bei FBG auf Grund von Qualitätsmängeln, Mengen- oder Terminabweichungen auf, oder besteht die Möglichkeit, dass diese Engpässe auftreten können, ist der Lieferant unter Nutzung aller ihm zur Verfügung stehenden Mittel verpflichtet, FBG unverzüglich zu informieren und die Situation umgehend zu entschärfen (Sonderschichten, Sonderfahrten, Direktlieferungen usw.).

8 Produktänderung bzw. Produkteinstellung

Bei notwendigen Änderungen der Spezifikation eines Rohstoffes muss der Lieferant dies FBG mindestens 6 Monate vor Inkrafttreten dieser Änderung schriftlich anzeigen. Die Information über die Änderung muss vollständig erfolgen, so dass eine umfassende Prüfung hinsichtlich der Auswirkungen auf die Eigenschaften der Produkte vorgenommen werden kann. Außerdem werden vom Lieferanten als geändert gekennzeichnete Proben mit den adaptierten Spezifikationsnachweisen zur Ausprüfung zur Verfügung gestellt. Stellt der Lieferant die Produktion eines Rohstoffes ein, ohne selbst einen geeigneten Ersatz anbieten zu können, ist der Lieferant verpflichtet, FBG aktiv bei der Suche nach Alternativen zu unterstützen. Der Lieferant garantiert, dass für FBG die Möglichkeit besteht, das Produkt in der ursprünglich spezifizierten Form mindestens in der Höhe eines Jahresbedarfs zu beziehen. Das Schweigen oder die Zustimmung von FBG zu der Änderung entlastet den Lieferanten nicht von seiner alleinigen Verantwortung für die Eigenschaften und Zuverlässigkeit der Rohstoffe.

9 Lieferantenmanagement bei FBG

Voraussetzungen für die Aufnahme in die Liste zugelassener Lieferanten bei FBG sind

  • Ausreichender Systemstatus (Lieferantenselbstauskunft und Zertifizierungsstatus)
  • Positives Ergebnis der Potenzialanalyse
  • Erfolgreiches System-/Prozessaudit bei Bedarf

Der Lieferant gestattet FBG und bei Bedarf deren Kunden, nach Absprache System-/ Prozessaudits durchzuführen und die vorhandenen Dokumente (Vorgaben) und Aufzeichnungen (Nachweise) einzusehen. Audits können durchgeführt werden bei

  • Neulieferanten
  • Verschlechterung der Lieferqualität
  • zur Bestätigung der Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems (Folgeaudits)
  • Rückstufung als „B“- oder „C“-Lieferant
  • nach Ablauf von 3 Jahren bei Bedarf (Schlüssellieferanten)
  • nach größeren Veränderungen in der Organisationsstruktur des Lieferanten
  • Einführung neuer oder geänderter Verfahren

Zur laufenden Beurteilung der Lieferleistung ausgewählter Lieferanten kommt bei FBG ein Bewertungssystem zur Anwendung, das u.a. die Kriterien Anlieferqualität und Liefertreue (Termin, Menge) beinhaltet.

Auf Basis der ermittelten Qualitätskennziffer (QKZ) wird eine Einstufung in 3 Kategorien vorgenommen:

Kategorie QKZ:

  • A-Lieferant 100-90
  • B-Lieferant <90-70
  • C-Lieferant <70

Die Lieferleistung wird regelmäßig ermittelt und das Ergebnis den Lieferanten mindestens einmal jährlich mitgeteilt. Bei Bedarf können die Bewertungsdetails vom Lieferanten eingesehen werden. Bei ungenügender Lieferantenleistung werden Lieferantengespräche durchgeführt mit dem Ziel, Maßnahmen und Zieltermine festzulegen und anhand dieser nachfolgend die Umsetzung und Wirksamkeit der Maßnahmen zu beurteilen. Bei Lieferanten, die in Kategorie „C“ eingestuft werden, prüft FBG nach Erhalt einer detaillierten Stellungnahme zur Qualitätsverbesserung (Maßnahmenkatalog), ob die Geschäftsbeziehung aufrechterhalten wird. FBG behält sich vor, mit Schlüssellieferanten tiefergehende Qualitätssicherungs-vereinbarungen (QSV) vertraglich zu fixieren. Schlüssellieferanten sind für die Sicherstellung der Produktqualität und Lieferfähigkeit der FBG von essentieller Bedeutung.

10 Nachhaltigkeit

FGB erwartet von ihren Lieferanten die Einführung und ständige Verbesserung eines Umweltmanagementsystems zur Beurteilung der Umweltverträglichkeit der Entwicklungs- und Fertigungsprozesse und deren Konformität mit den Anforderungen des Gesundheits- und Arbeitsschutzes. Das beinhaltet auch die Pflicht, alle Möglichkeiten zu prüfen, umweltgerechte und ressourcenschonende Produkte und Verfahren zu beschaffen, einzusetzen oder herzustellen, den Verbrauch von Ressourcen zu minimieren und umweltgerechte Verpackungs- und Logistikkonzepte umzusetzen. Der Lieferant verpflichtet sich darüber hinaus, auch den hohen ethischen und sozialen Standards der FBG gerecht zu werden und nach den Grundsätzen des Verhaltenskodex der FBG zu handeln. Die Vertragspartner verpflichten sich, alle nicht offenkundigen kaufmännischen oder technischen Einzelheiten, die ihnen durch die Geschäftsbeziehung bekannt werden, als Geschäftsgeheimnis zu behandeln. Unterlieferanten sind entsprechend zu verpflichten.

fassung 25.03.2018